WSA w Opolu w wyroku z dnia 19 stycznia 2017 r. (sygn. II SAB/Op 88/16) kontrolował proces udostępniania informacji publicznej, w sprawie w której Wnioskodawca zwrócił się drogą mailową na adres podany na stronie BIP starostwa o udostępnienie informacji publicznej na temat: “ile wniosków o dostęp do informacji publicznej zostało skierowanych do Państwa w poszczególnych latach w okresie 2010-2015 oraz w roku 2016 r. – do chwili udzielenia odpowiedzi na niniejszy wniosek”.

WSA orzekł m.in.: ,,Organ wskazał natomiast, że wspomniany wniosek otrzymał dopiero wraz ze skargą na bezczynność. Wyjaśnił, że system obsługujący pocztę organu automatycznie uznał przesłaną wiadomość za SPAM i tym samym nie dotarł on do adresata. W ocenie sądu nie można uznać tego wyjaśnienia organu za usprawiedliwiające brak właściwej reakcji, bowiem skarżący skierował swój wniosek na adres starostwo@powiatXXXXX.pl, wskazany na stronie urzędowej organu oraz na oficjalnej stronie BIP Starostwa X. Skoro organ wskazuje tenże adres i na ten adres obywatele przesyłają zapytania, to mają prawo oczekiwać, iż zapytania te zostaną odczytane i zostanie im udzielona odpowiedź. Rolą organu jest zatem takie zorganizowanie pracy systemu, aby zapytania obywateli nie były kwalifikowane jako SPAM oraz okresowe kontrolowanie SPAM-u. Każdy petent, jeżeli skierował wniosek o udostępnienie informacji publicznej na adres wskazany przez sam organ, ma prawo oczekiwać na odpowiedź“.

Komentarz dr Piotr Sitniewski: W pełni popieram taki właśnie sposób interpretacji bycia zobowiązanym do rozpatrzenia wniosku, o raz tak rozumianej kwestii skuteczności doręczenia wniosków. Podmioty zobowiązane powinny na nowo odczytać treśc art. 8 ust. 4 udip: ,,Podmioty, o których mowa w art. 4 ust. 1 i 2, są obowiązane do udostępniania w Biuletynie Informacji Publicznej informacji dotyczących sposobu dostępu do informacji publicznych będących w ich posiadaniu i nieudostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej“. 

Jeśli zatem na stronie BIP był zamieszczony ten adres jako adres do kontaktu, to każda korespondencja wysłana na ten adres powinna być odbierana, i nadawany im stosowny tryb postępowania. Każdy podmiot prowadzący BIP powinien na swoje stronie BIP zamieścić zakładkę pod nazwą: ,,INFORMACJE NIEUDOSTĘPNIONE W BIP”., i tam powinna się znaleźć informacja na temat w jaki sposób, na jaki adres mailowy m.in. wnioskodawcy mogą składać wnioski. Skoro taki adres był podany na stronie,to nieodebranie wysłanej skutecznie korespondencji obciąża podmiot zobowiązany.

Zwracam jednak uwagę na bardzo ważny w tym kontekście wyrok NSA:  ,,Za skuteczne złożenie wniosku nie może być uznane jedynie jego wysłanie/nadanie a jest nim doręczenie, złożenie we właściwym organie. W odniesieniu do doręczeń za pośrednictwem poczty elektronicznej możliwe są doręczenia za potwierdzeniem odbioru, doręczenia z wykorzystaniem systemu ePUAP (por. art. 63 k.p.a.). Wówczas nie ma żadnej wątpliwości, że wniosek do organu dotarł i w jakiej dacie. Z możliwości tej skarżący nie skorzystał, co przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej przewidują, ale wiąże się z konsekwencją w postaci braku wykazania skutecznego złożenia wniosku“. (wyrok NSA z dnia 16.09.2016 r., sygn. I OSK 1924/16).