WSA w Szczecinie w wyroku z dnia 4.10.2018 (II SAB/Sz 102/18) kontrolowął proces realizacji prawa do informacji, w której wnioskodawcą był radny miejski. Pomijając kwestie przedmiotu zapytania, WSA podjał ciekawy wątek, rzadko pojawiający się w orzecznictwie.

Czy jeżeli zgodnie z art. 10 ust. 2 udip następuje niezwłoczne udostępnienie informacji, np. ustnie, to czy należy tę czynność potwierdzić w jakikolwiek sposób?

WSA stwierdził: ,,w związku z “niezwłocznością” obowiązek udostępnienia informacji publicznej będzie mógł zostać zrealizowany tylko w stosunku do takiej informacji, która pod względem formy i treści wiernie odpowiada żądaniu podmiotu zainteresowanego jej uzyskaniem. Oznacza to niesformalizowaną komunikację pomiędzy podmiotem wykonującym prawo do informacji a podmiotem zobowiązanym do jej udostępnienia. Przepis art. 10 ust. 2 omawianej ustawy pozostawia swobodę co do formy, jaką ma mieć informacja publiczna ale udostępniana “niezwłocznie”. Wchodzą zatem w grę wszelkie stosowane formy bezpośredniego porozumiewania się, a więc ustnie i telefonicznie. Niezwłoczne udostępnienie informacji publicznej może odbywać się również w formie pisemnej. Nie ma też przeszkód, aby do udostępnienia informacji publicznej wykorzystać komunikację elektroniczną, przesyłając ją na wskazaną przez osobę zainteresowaną skrzynkę e-mailową (M. Jabłoński, Udostępnianie informacji publicznej…, s. 165). W sytuacji gdy podmiot zobowiązany niezwłocznie udziela informacji publicznej w odpowiedzi na ustny wniosek w tym przedmiocie, powinien w drodze notatki służbowej lub zapisku urzędowego odnotować fakt ustnego, niezwłocznego udzielenia informacji, aby uchronić się przed ewentualnym zarzutem bezczynności lub przekroczenia terminu załatwienia sprawy o udzielenie informacji publicznej”.

komentarz dr Piotr Sitniewski: Zachowanie tego typu nie zawsze jest konieczne, niemniej jednak wychodząc z założenia pewnego bezpieczeństwa procesowego, warto tego typu praktykę stosować.

Polecamy do stosowania wzór pisma będący swoistą notatką służbową, potwierdzająca tego typu zachowanie.

Zał. 2A Notatka służbowa z USTNEGO załatwienia wniosku