WSA w Opolu w wyroku z dnia 23 listopada 2017 r., (II SA/Op 435/17) kontrolował proces realizacji prawa do informacji, w ramach którego Wnioskodawca wystąpił o udzielenie m.in. informacji na temat: ,,4) Kto wystawiał upomnienia, które są wystawiane przed wszczęciem postępowania egzekucyjnego w zakresie nieuiszczonych opłat dodatkowych na ww. parkingach (z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska urzędnika) oraz ilości tych upomnień i na jaką kwotę łącznie z kosztami tego upomnienia.

5) Kto wszczynał postępowania egzekucyjne w zakresie opłat, o których mowa w pkt 4 (z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska urzędnika) oraz ilości tych postępowań;

6) Kto wystawiał tytuły wykonawcze, które zostały wystawione w zw. z wszczęciem postępowań, o których mowa w pkt. 5 (z podaniem imienia i nazwiska urzędnika) oraz ilość tych tytułów oraz na jaką kwotę wraz z kosztami upomnienia”.

Burmistrz poinformował: ,,Burmistrz Miasta Głuchołazy (zwany dalej też organem) udostępnił T. H. – członkowi Stowarzyszenia, drogą elektroniczną na podany adres, informację w zakresie pytania 1, 2 oraz 3. Jednocześnie Burmistrz poinformował, że na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1764, z późn. zm., zwanej dalej u.d.i.p.), w zakresie pytań 4, 5 oraz 6, w celu udostępnienia tej informacji Gmina Głuchołazy będzie musiała ponieść dodatkowe koszty wynikające z konieczności opracowania danych źródłowych na formę żądaną we wniosku. Burmistrz poinformował też, że upomnienia i tytuły wykonawcze w czasie wskazanym we wniosku wystawiało kilka osób, dlatego należy poddać analizie materiały źródłowe w celu udzielenia prawidłowej i kompletnej odpowiedzi. Ponadto, zbiory materiałów źródłowych w zakresie windykacji należności ułożone są w sposób chronologiczny i obejmują 4.144 upomnień oraz 1.750 tytułów wykonawczych. W zakresie objętym zapytaniem jest 875 upomnień oraz 444 tytuły wykonawcze, zatem osoba przygotowująca odpowiedź na żądanie wnioskodawcy, będzie musiała dokonać analizy materiałów źródłowych i wyselekcjonować ze zbioru wszystkich dokumentów, dokumenty objęte wnioskiem, celem wynotowania danych dotyczących osoby, która podpisywała stosowny dokument. Burmistrz dodał również, że przeglądnięcie wystawionych upomnień wraz z pracami archiwizacyjnymi zajmie ok. 69 godzin, licząc 1 minutę na każde z 4.144 upomnień. Z kolei na przeglądnięcie wystawionych tytułów wykonawczych i wynotowanie stosowanych danych potrzebnych będzie ok. 58 godzin, przy założeniu, że na przeglądnięcie jednego z 1.750 upomnień wraz z pracami archiwizacyjnymi przeznaczy się 2 minuty. Łączne dodatkowe koszty, jakie Gmina Głuchołazy będzie musiała ponieść w celu udostępnienia wnioskowanych informacji publicznych (z pkt 4,5,6) wynosić będą 3.078,48 zł. Organ przedstawił też sposób wyliczenia ww. kwoty (127 godzin pracy przemnożono przez 24,24 zł stawki brutto za godzinę wraz z kosztami pracodawcy). “.

WSA orzekł m. in.: ,,Każdą sytuację widzieć należy w sposób indywidualny i odnosić ją do charakteru podmiotu zobowiązanego do udostępnienia informacji publicznej, jak również zakresu i formy jej udostępnienia”. 

W dalszej części wyroku czytamy: ,,Każdą sytuację widzieć należy w sposób indywidualny i odnosić ją do charakteru podmiotu zobowiązanego do udostępnienia informacji publicznej, jak również zakresu i formy jej udostępnienia”.

,,w ocenie Sądu, podzielić należało stanowisko organu, że koszt wykonania analizy wraz z przeglądnięciem papierowych dokumentów źródłowych, wyselekcjonowania i wynotowania z nich danych interesujących Stowarzyszenie, wiązał się z koniecznością “wyciągnięcia” jednostkowych danych, a następnie z udzieleniem skarżącemu informacji w formie elektrofonicznych danych na wskazany adres e-mail. Taki nakład pracy, związany ze zbiorem dokumentów zebranych w 80 segregatorach, obejmujących 4.144 upomnień i 1.750 tytułów wykonawczych, z pewnością nie może być uznany za standardowy, zatem przedmiotowe koszty pracy wykraczają poza normalne koszty funkcjonowania i mieszczą się w pojęciu “kosztów dodatkowych”. Dlatego też, nie zasługuje na aprobatę twierdzenie skarżącego Stowarzyszenia, że zostało obciążone opłatą bezprawnie, tym bardziej, że strona nie oczekiwała wglądu do akt i sporządzenia z nich we własnym zakresie fotokopii, czy też kserokopii dokumentów. Ponadto, organ informował Stowarzyszenie o przewidywanych kosztach udostępnienia informacji, a wnioskodawca nie dokonał zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji. Odnotować również można, czego nie neguje skarżące Stowarzyszenie i uczestnik postępowania, że w kontrolowanej sprawie organ zachował chronologię czynności, o której mowa w art. 15 ust. 2 u.d.i.p. W piśmie z dnia 3 sierpnia 2017 r. organ dokładnie określił dodatkowe koszty – 3078,48 zł, wskazując, że są to tylko skrupulatnie policzone dodatkowe koszty pracy (osobowe), bowiem aby udzielić żądanej informacji, z przyczyn wyżej opisanych, organ zawarł dwie umowy zlecenia z pracownikami Urzędu Miejskiego. Organ przedstawił też sposób wyliczenia ww. kwoty (127 godzin pracy przemnożono przez 24,24 zł stawki brutto za godzinę wraz z kosztami pracodawcy). Jak już wyżej wskazywano, chodziło o przeanalizowanie ogromnej ilości papierowych dokumentów źródłowych oraz wyselekcjonowanie i wynotowanie z nich danych jednostkowych, a następnie sporządzenie żądanego zakresu informacji publicznej i przekazanie jej skarżącemu zgodnie z wnioskiem”.

komentarz dr Piotr Sitniewski: W moim przekonaniu koszta osobowe w postaci pracy pracownika nie mogą być kalkulowane. Wielokrotnie wskazywano na to w orzecznictwie NSA: 

1. ,,pobieranie opłaty za dodatkową pracę pracownika jest ograniczone do przypadków otrzymania przez organ wyjątkowo pracochłonnego żądania, którego wykonanie możliwe będzie jedynie po godzinach pracy” wyrok NSA I OSk 69/05
2. ,,praca pracownika związana z przygotowaniem informacji stanowi podstawowy wyraz funkcjonowania organu, który ponosi koszty, wykonując swoje ustawowe zadania. Kosztami tymi nie może być obciążony podmiot żądający udostępnienia informacji” II SA/Sz 1006/07

Jednocześnie zwracam uwagę, w kontekście wyroku WSA w Krakowie: ,,Zauważyć nadto należy, iż ustawodawca wspomina o ustaleniu opłaty odpowiadającej wysokości dodatkowych kosztów, które organ ma ponieść, a nie kosztów które poniósł. Oczywistym jest więc, że udzielenie informacji publicznej powinno nastąpić po uiszczeniu opłaty (…) (I OSK 228/15 – Postanowienie NSA z dnia 6 lutego 2015 r. )” wyrok II SAB/Kr 78/16. , że powinno się moim zdaniem uregulować kwestię kosztów w sposób centralny. Pisałem na ten temat w opinii do projektu ustawy o jawności życia publicznego (opinia nr 1 oraz opinia nr 2) , oraz mówiłem na konferencji na WPiA UKSW (link). 

Mówiąc krótko: ,,Moim zdaniem powinno się :

• określić dokładnie cennik kosztów jakie można pobrać za realizację wniosku, który to cennik powinien być na bardzo niskim poziomie.
• każdy podmiot powinien móc określić, czy w ogóle korzysta z możliwości pobierania opłat,
• każdy podmiot obowiązany powinien móc określić czy nie określa tzw. kwoty granicznej – od jakiego pułapu pobiera się opłatę w danej instytucji

Polecam badania w tym zakresie jakie przeprowadziłem w 2013   i   2016 r.,z których wynika m.in.:

,,Brak jednolitości w skali ogólnopolskiej przybiera charakter dwojaki. Po pierwsze, nie wszystkie urzędy decydują się na regulację kosztów przekształcenia informacji publicznej. I tu zauważalne jest w większym stopniu niż w 2013 r. zjawisko wyraźnej deklaracji, że koszty mają charakter marginalny, wystąpiły sporadycznie lub wręcz z deklaracją, że urząd nie pobiera żadnych kosztów (UM Gdańsk). Świadczą o tym treści przesłanych odpowiedzi, z których można wywnioskować, że kwestia kosztów nie jest problemem. Po drugie, kalkulacje kosztowe w istniejących regulacjach zbyt skrajnie się od siebie różnią. Występujące rozbieżności nie pozwalają uznać obecnej sytuacji za właściwą z punktu widzenia konstytucyjnego postulatu równego traktowania wnioskodawców. Konstytucyjna zasada równości zakłada, że nie wolno tworzyć takiego prawa, które różnicowałoby sytuację prawną podmiotów, których sytuacja prawna jest taka sama (zob. wyr. TK z 5.11.1997 r., K 22/97, Legalis). Każdy powinien być traktowany równo, jeżeli znajduje się w relewantnie równej sytuacji. Po raz kolejny wyrażam przekonanie i jednocześnie postulat de lege ferenda, by rozpocząć publiczną dyskusję na temat potrzeby centralnej regulacji kosztów przekształcenia informacji publicznej. Regulacja ta powinna nastąpić w drodze aktu prawnego powszechnie obowiązującego, według następującej zasady: chcesz wprowadzić koszty, możesz to uczynić, ale w granicach prawem określonych, bez prawa do przekroczenia limitów kwot ustalonych w tym akcie. Jestem przekonany, że nie wszystkie samorządy zdecydują się na korzystanie z tego typu regulacji, nawet jeśli byłaby taka prawna możliwość. Warto podjąć zatem swoiste ryzyko i pozostawić administracji publicznej prawo do samodzielnego decydowania, czy uznają za społecznie oczekiwane i słuszne, by wprowadzać cennik kosztów udostępniania informacji publicznej”.