Wydział Prawa – wniosek mailem TAK.

14606_mini_200x200WSA w Lublinie w wyroku z dnia 11 sierpnia 2016 r. (sygn. II SAB/Lu 114/16) kontrolował proces realizacji prawa do informacji przez dziekana  wydziału prawa publicznej szkoły wyższej. W sprawie przedmiotem wniosku było udzielenie wnioskodawcy odpowiedzi na pytanie: ,,Czy Wydział Prawa i Administracji zawarł  umowę na sporządzenie przez pracownika naukowego wydziału opinii prawnej dotyczącej dopuszczalnego zakresu działalności gospodarczej prowadzonej przez spółki gminne”. Przedmiotem sporu było ustalenie, czy Dziekan został skutecznie powiadomiony o złożeniu wniosku drogą elektroniczną. Skarżący twierdził, że tak, gdyż wniosek został wysłany na ,,adres mailowy, na jaki został przesłany wniosek, znajduje się na oficjalnej stronie WPiA […], w zakładce “Dziekanat”. Nawet jeśli w istocie nie należał on do dziekana, a kierownika dziekanatu, to można było bezpiecznie założyć, że dochodzi do wymiany korespondencji pomiędzy pracownikami wydziału – w tym pomiędzy kierownikiem dziekanatu a dziekanem – a więc wniosek ostatecznie dotarł do organu. Strona skarżąca podkreśliła, że na stronie internetowej Wydziału Prawa i Administracji […] […] nie opisano sugerowanego w odpowiedzi na skargę sposobu wnioskowania o udostępnienie informacji publicznej. Na stronie tej znajduje się zakładka “Kontakt”, po uruchomieniu której nie sposób znaleźć adresu tzw. ogólnej skrzynki mailowej wydziału. W tej zakładce znajduje się z kolei odnośnik (hiperłącze) do dziekanatu Wydziału Prawa i Administracji” (cytat za wyrokiem- żródło ).

WSA orzekł w sprawie m.in.: ,, Wniosek o udostępnienie informacji publicznej został bowiem niewątpliwie skutecznie doręczony dziekanowi drogą elektroniczną w dniu […] maja 2016 r. Adres mailowy, na który został wysłany wniosek ([…].pl) jest oficjalnym, podanym na stronie internetowej Wydziału Prawa i Administracji […] w L., adresem internetowym kierownika dziekanatu. Odnośnik do tego adresu widnieje w zakładce “Kontakt” i jest to pierwszy adres mailowy, który pojawia się po otwarciu odnośnika do strony dziekanatu. Skoro zatem wniosek skierowany do dziekana wydziału został przesłany na oficjalny adres kierownika dziekanatu, to nie sposób uznać tego doręczenia za wadliwe. Jednym z podstawowych obowiązków kierownika dziekanatu jest bowiem dostarczanie dziekanowi korespondencji, w tym korespondencji elektronicznej. Na powyższą ocenę nie ma wpływu ewentualne podniesione przez organ w odpowiedzi na skargę automatyczne przekierowanie wniosku – jako stwarzającego zagrożenie – do folderu SPAM. Powszechnie bowiem wiadomo, że taka operacja nie powoduje usunięcia wiadomości. Ponadto należy podzielić stanowisko skarżącego, że to organ ma obowiązek tak administrować systemem informatycznym, by użytkownicy nie ponosili negatywnych konsekwencji występujących w nim błędów. Podsumowując, podanie do publicznej wiadomości adresu poczty elektronicznej na oficjalnej stronie internetowej dziekanatu Wydziału Prawa i Administracji […] skutkuje powstaniem po stronie kierownika tej jednostki, tj. dziekana, obowiązku odbierania – również za pośrednictwem kierownika dziekanatu, wiadomości, które zostaną na ten adres doręczone, również tych przekierowanych do folderu SPAM.

komentarz dr Piotr Sitniewski: sprawa pokazuje po raz kolejny jak ważne jest by każdy podmiot zobowiązany przestrzegał treści art. 8 ust. 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej: ,,Podmioty, o których mowa w art. 4 ust. 1 i 2, są obowiązane do udostępniania w Biuletynie Informacji Publicznej informacji dotyczących sposobu dostępu do informacji publicznych będących w ich posiadaniu i nieudostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej”. 

Każdy dziekan, każdego wydziału uczelni wyższej w Polsce powinien dokonać przeglądu strony BIP, pod kątem – czy jest tam uregulowany sposób w jaki może się zwrócić do podmiotu zobowiązanego wnioskodawca zainteresowany uzyskaniem informacji publicznych będących w jego posiadaniu. 

Dla uniknięcia nieporozumień najrozsądniejszym rozwiązaniem jest zapewnienie możliwości składania wniosków drogą elektroniczną, przyjmując w instytucji następujące rozwiązania:

  1. Zakładka na stronie BIP ,,Informacje nieudostępnione w BIP”.
  2. Wskazanie jednego adresu mailowego, na który można wysyłać wnioski drogą poczty elektronicznej typu: informacja@podmiotX.pl.
  3. Adres informacja@podmiotX.pl ustawić w taki sposób, by każda wpływająca korespondencja automatycznie powodowała autorespond, będący potwierdzeniem otrzymania korespondencji.
  4. Każdy pracownik administracyjny podmiotu zobowiązanego, powinien mieć obowiązek przesyłania na adres informacja@podmiotX.pl każdego wniosku o udostępnienie informacji publicznej, jaki by jednak wpłynął na jego indywidualną mailową skrzynkę służbową. Przesyłanie powinno następować niezwłocznie, tego samego dnia.