Szanowni Państwo. 

W ostatnich kilku dniach wpłynęły do mnie zapytania od licznych podmiotów, które jak wynika z analizy otrzymanych zapytań, otrzymały od tego samego Wnioskodawcy tej samej treści wniosek.  W celu przyśpieszenia udzielanych PAństwu opinii, wyjątkowo postanowiłem zamieścić je na stronie www.jawnosc.pl .

Pozdrawiam

dr PIotr Sitniewski Prezes Fundacji JAWNOSC.PL 

TREŚĆ WNIOSKU 

• Treśc wniosku: ,,Udostępnienie kopii wszystkich umów jakie Urząd zawierał w okresie od 1 stycznia 2017 roku do 31 grudnia 2017 roku”.
• Wniosek został wysłany drogą meilową.
• Wnioskodawca prosi o przesłanie odpowiedzi drogą listowną na tzw. poste restante, czyli na swoje nazwisko, a adres do doręczeń wskazał jedej z urzedów pocztowych w Warszawie.

Odpowiedż dr Piotra Sitniewskiego na najczęściej pojawiające się wątpliwości: 

PYTANIE 1. 

Wnioskodawca pyta o umowy zawierane przez Urząd. Ale czy Urząd zawiera umowy? 

Jeżeli wniosek wpłynął do np. urzędu miasta, gminy, czy marszałkowskiego, moim zdaniem nie wymaga on doprecyzowania i jako taki powininen być realizowany przy założeniu, że wniosek odnosi się do umów zawartych przez odpowiednio wójta, burmistrza, prezydenta, starostę czy marszałka. Z całą pewnościa tak sformułowany wniosek nie obejmuje swoim zakresem umów zawieranych przez jednsotki organizacyjne danej jednsotki samorządu terytorialnego. Jeżeli by wnioskodawca chciał uzyskać takie z tych jednostek organizacyjncyh, musiałby wystapić z odrębnym wnioskiem do każdej z tych jednostek.

Zawsze podmiot obowiązany w razie gdy jego zdaniem wniosek jest niejasny może zwrócić się do wnioskodawcy o doprecyzowanie wniosku. Następuje to w drodze zwykłego pisma (Zał. 1 Prośba o sprecyzowanie wniosku)

wyroki NSA: 

• ,,niesprecyzowane wnioski o informacje – obiektywnie niepozwalające ustalić treści żądania wnioskodawcy – nie stanowią wniosków o informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 w zw. z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, a w rezultacie nie podlegają rozpatrzeniu w jej trybie udip” wyrok NSA 22.6.2017 r. I OSK 2505/16
• ,,Nie można uznać, że prawidłowy jest wniosek o udostępnienie informacji publicznej, jeżeli wnioskodawca nie wskazuje konkretnie określonej informacji, lecz czyni to bardzo ogólnie. Wnioski tak sformułowane nie są żądaniem udostępnienia informacji publicznej i nie mogą być prawidłowo rozpoznane, bowiem nie jest określony zakres żądania” uchwała 7 sedziów NSA z dnia 9.12.2013 r. I OPS 7/13

PYTANIE  2.

Czy w umowach zawartych z osobami fizycznymi anonimizować (pesel, adres zamieszkania, nip, nr dowodu osobistego) a pozostawić jedynie imię i nazwisko, czy powinniśmy podać wszystkie dane. 

        Co do zasady nie anonimizujemy imienia i nazwiska, to wynika z wyroku SN  sygn. I CSK 190/12 (link) : ,,Dla osoby żądającej dostępu do informacji publicznej, związanej z zawieraniem umów cywilnoprawnych przez jednostkę samorządu terytorialnego, imiona i nazwiska stron takich umów są często ważniejsze niż ich treść  i jest to z oczywistych względów zrozumiałe. Trudno byłoby w tej sytuacji bronić poglądu, że udostępnienie imion i nazwisk osób w rozważanej sytuacji stanowiłoby ograniczenie w zakresie korzystania z konstytucyjnych wolności i praw tych osób (art. 31 ust. 3 i art. 61 ust. 3 Konstytucji RP). W konsekwencji należy zatem przyjąć, że UJAWNIENIE IMION I NAZWISK OSÓB ZAWIERAJĄCYCH UMOWY CYWILNOPRAWNE Z JEDNOSTKĄ SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO NIE NARUSZA PRAWA DO PRYWATNOŚCI TYCH OSÓB, o którym mowa w art. 5 ust. 2 u.d.i.p”. Natomiast oczywiście zasłaniamy adres, PESEL, numer konta etc., jeżeli takie dane sa zawarte w umowie.

Imię i nazwisko może być teoretycznie objęte wyłączeniem.  Na przykład na podstawie art. 8 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych:

4. Jeżeli jest to uzasadnione ochroną prywatności lub interesem publicznym, zamawiający może nie ujawniać:

1)  danych osobowych, w przypadku zamówienia udzielonego na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b,

2)  wysokości wynagrodzenia, w przypadku zamówienia udzielonego na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1a

– w zakresie dostaw lub usług z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, a także z zakresu działalności archiwalnej związanej z gromadzeniem materiałów archiwalnych, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności, o ile wykonawca, przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, zastrzegł, że dane te nie mogą być udostępniane. 

Lub też, na podstawie art. 29a ustawy o prowadzeniu  działalności kulturalnej :

Art. 29a [Nieujawnianie danych] Nie ujawnia się:

1) wysokości wynagrodzenia podmiotu świadczącego usługi lub realizującego dostawy z zakresu działalności artystycznej lub twórczej,

2) danych osobowych podmiotu świadczącego usługi lub realizującego dostawy z zakresu działalności kulturalnej, związanych z posiadanymi prawami wyłącznymi

– jeżeli do tych usług lub dostaw nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, a podmiot ten zastrzegł, że powyższe informacje nie mogą być udostępniane.

PYTANIE 3. 

Czy możemy wezwać wnioskodawcę do wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego?

W tej sytuacji każda praktycznie umowa wymaga aninimizacji. Jednak sama aninimizacja nie jest przetworzeniem jeszcze. Niemniej zdaniem NSA, w  pewnych szczególnych sytuacjach skala tej anonimizacji może być tak ogromna, że podjęcie działań w sumie prostych, samych w sobie nie będących przetworzeniem, może w tej szczególnej sytuacji prowadzić do uznania, że mamy do czynienia z przetworzeniem.

Zatem , jeżeli podmiot do którego wpłynał wniosek uzna, że skala jest własnie taka, że paraliżuje dana komórkę, wydział etc.,  istnieje możłiwośc uznania, że mamy do czynienia z przetworzeniem. Zaden jednka przepis nie okresla gdzie jest tak granica.

Wyroki NSA: 

• ,,W pewnych przypadkach suma informacji prostych posiadanych przez adresata wniosku może przekształcić się w informację przetworzoną, jeżeli uwzględnienie wniosku wymaga ich zgromadzenia poprzez przegląd materiałów źródłowych w których są zawarte, a ilość informacji prostych konieczna dla sporządzenia wykazu wskazanego we wniosku jest znaczna i angażuje po stronie wnioskodawcy środki i zasoby konieczne dla jego prawidłowego funkcjonowania” wyrok NSA I OSK 1199/11
• ,,Jeżeli  (…) utworzenie zbioru informacji prostych wymaga takiego nakładu środków i zaangażowania pracowników, które negatywnie wpływa na tok realizacji ustawowych zadań nałożonych na zobowiązanego do udostępnienia informacji publicznej, a w szczególności gdy wymaga to analizowania całego zasobu posiadanych dokumentów w celu wybrania tylko tych, których oczekuje wnioskodawca, to jest to informacja przetworzonaonimizacji jest przetworzeniem, to tak, wręćz jest to obowiązkowe ” wyrok NSA I OSK 977/11. 
• ,,W pewnych wypadkach szeroki zakres wniosku, wymagający zgromadzenia, przekształcenia (zanonimizowania)
  i sporządzenia wielu kserokopii określonych dokumentów, może wymagać takich działań organizacyjnych i zaangażowania tak dużych środków osobowych, że zakłócą one normalny tok działania podmiotu zobowiązanego i utrudnią wykonywania przypisanych mu zadań. Informacja wytworzona w ten sposób, pomimo iż składa się z wielu informacji prostych będących w posiadaniu organu, powinna być uznana za informację przetworzoną, bowiem powstały w wyniku wskazanych wyżej działań zbiór nie istniał w chwili wystąpienia z żądaniem o udostępnienie informacji publiczne” wyrok NSA I OSK 2124/16
• ,,Jakkolwiek powszechny jest pogląd, wedle którego z zasady czynienie pewnych zestawień, czy czynności, np. anonimizacji orzeczeń, a więc w wąskich ramach opracowanie danych, nie stanowi o charakterze informacji jako informacji przetworzonej, niemniej jednak ilość tych operacji przekraczająca “normalne” granice, może być uznana za przetworzenie” wyrok NSA I OSK 3288/14

PYTANIE 4. 

Czy istnieje wtej sytuacji możłiwość odmowy udostępnienia żądanych umów ? 

Są dwie teoretycznie możliwości:

1. Co do całości tylko wtedy, jeżeli po przeprowadzeniu całości postępowania związanego z przetworzeniem, pomiot uzna, że nie zachodzi szczególna istotnośc dla interesu publicnzego by prztwarzać dla tego wnioskdoawcy.
2. Jeżeli jakaś umowa konkretna lub jej częśc jest wyłączona z ogląduu społecznego na podstawie ustawowo określonej tajemnicy, taje nicy przedsiebiorcy, prawa do prywatności (patrz art. 5 ust. 1 i 2 udip) .

To czy którakolwiek z tych możliwości będzie miała zastosowanie zależy już od konkretnego podmiotu i treści umów.

PYTANIE 5. 

Jeśli będziemy musieli udostępnić całość, to czy jeśli obciążymy wnioskodawcę kosztami to czy będziemy mogli windykować brak wpłaty za kserokopie?

W drodze egzekucji administracyjnej jest to niewykonalne. Pozostaje roszczenie zwyczajne o zwrot. Aae najpierw trzeba przpeorwadzić postępowanie z art. 15 ust. 2 udip: ,,1. Jeżeli w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek, o którym mowa w art. 10 ust. 1, podmiot obowiązany do udostępnienia ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, podmiot ten może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom. 2. Podmiot, o którym mowa w ust. 1, w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, powiadomi wnioskodawcę o wysokości opłaty. Udostępnienie informacji zgodnie z wnioskiem następuje po upływie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy, chyba że wnioskodawca dokona w tym terminie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofa wniosek”. 

PYTANIE 6. 

Wnioskodawca prosi o udostępnienie informacji na adres skrytki pocztowej w Warszawie – jak rozumiem wszelką korespondencję również należy tam kierować a nie na adres mailowy, z którego wysłano wniosek?

Tak jest, również decyzje można tak dostarczyć.

ALE !! Jeżeli doszłoby do wydania decyzji, to najpierw trzeba podjąć działania w celu zapewnienia zasady pisemności. Skoro bowiem wniosek wpłynał meilowo, to zasada pisemności nie jest spełniona, i nie można wydać decyzji. Trzeba wezwać wnioskodawce do: dosłania wnisoku podpisanego własnoręcznie, lub dorgą elektroniczną w rozumieniu k.p.a. 

wyrok NSA: 

• ,,Wszystkie te przypadki, w których ma dojść do podjęcia przez organ decyzji administracyjnej, bezwzględnie wymagać bowiem będą własnoręcznego podpisu wnioskodawcy (podpisu elektronicznego) na wniosku o udostępnienie informacji publicznej, a jego brak winien być usuwany w postępowaniu naprawczym, regulowanym art. 64 § 2 k.p.a. Podjęcie decyzji administracyjnej w sytuacji niepodpisania wniosku wykazuje cechy działania organu z urzędu, co w przypadku postępowania wszczynanego jedynie na wniosek oznacza wydanie decyzji nieważnej (art. 156 § 1 pkt 2 k.p.a.)” wyrok NSA I OSK 1075/13
• ,,podjęcie decyzji administracyjnej w sytuacji niepodpisania wniosku wykazuje cechy działania organu z urzędu, co w przypadku postępowania wszczynanego jedynie na wniosek oznacza wydanie decyzji nieważnej – art. 156 § 1 pkt 2 k.p.a.”. wyrok NSA I OSK 1002/09

PYTANIE 7. 

Wniosek wysłano 01.01.2018r. Jak wiadomo jest to dzień wolny od pracy w Urzędzie ale musimy liczyć termin od 01 stycznia?

Pierwszym dniem biegu terminu jest dzień następujący po dniu w którym serwer podmiotu obowiązanego zarejestrował wniosek. Nie ma znaczenia czy jest to dzień pracujący. Stosujemy tu metodę liczenia terminów jak w k.p.a. Art. 57 pa. 1k.p.a.: § 1. Jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu.

PYTANIE 8. 

W celu anonimizacji części umów konieczne będzie 2-krotne wykonanie kserokopii każdej z nich – czy możemy obciążyć tym wnioskodawcę?

TAk. Pytanie jak i od kogo tą kwote uda sie wyegzekwować jest wtórne. To sa koszta dodatkowe w rozumieniu art. 15 udip, tak jak każde xero.

Wyroki:

• ,, Istnienie zarządzenia o charakterze wewnętrznym ma stanowić jedynie ułatwienie dla organu w kształtowaniu zindywidualizowanego wymiaru opłaty za udostępnienie informacji publicznej. Stanowi zatem akt pomocniczy, wewnętrzny, usprawniający działanie organu, a nie – podważający dostosowanie wysokości kosztów do przedmiotu żądania informacji publicznej w danej sprawie. Nie określa on bowiem a priori wysokości opłaty, lecz pomaga jedynie w jej ustaleniu w danej sprawie. Ustalenie tych kosztów, w związku z przygotowaniem informacji w formie papierowej oraz koniecznością dokonania wyłączenia danych, stosownie do wymogów ustawy o ochronie danych osobowych, na poziomie 0,07 zł za jedną kopię dokumentu, nie stanowiło naruszenia art. 15 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej” wyrok NSA  I OSK 1992/14

PYTANIE 9. 

Czy możemy obciążyć wnioskodawcę kosztami pracy przy kserowaniu i anonimizacji dokumentacji?

Raczej nie. Chyba, że podmiot będzie starał sie udownoić, że prace daną da sie wykonać wyłącznie poza godzinami pracy pracownika. Polecam wyrok w tej sprawie, ktory opisany jest na mojej stronie – link

wyroki:

• ,,Pobieranie opłaty za dodatkowa pracę pracownika jest ograniczone do przypadków otrzymania przez organ wyjątkowo pracochłonnego żądania, którego wykonanie będzie możliwe jedynie po godzinach pracy” wyrok NSA I OSK 69/05
• ,,Sąd nie podziela zapatrywania skarżącego, iż organ nie może żądać zwrotu kosztów poniesionych na przygotowanie żądanej informacji na wniosek, jeżeli wiąże się to z kserowaniem znacznej ilości dokumentów wymagających dodatkowo przygotowania, poprzez niekiedy czasochłonny proces zabezpieczenia danych objętych ochrona prawną. Aby jednak móc zasadnie żądać zwrotu tych kosztów, podmiot udostępniający żądaną informację musi dokładnie wykazać poniesiony (a nie przewidywany, szacunkowy) koszt wiążący się ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub wykazać koszty związane z koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku” wyrok WSA w W-wie II SA/Wa 942/16 (orzeczenie nieprawomocne) 

 PYTANIE 10. 

 Co z kosztem przesyłki takiej paczki – wagowo będzie to dość duży koszt?

Nie ma to znaczenia. Spokojnie można wskazac i oprzeć sie na kosztach standardowow stosowanych przez operatora pocztowego jakim jest Poczta Polska.

 PYTANIE 11. 

Czy wlaściwym będzie realizacja wniosku poprzez przesłanie umów  na płycie CD? 

TAk. Wnioskodawca wnosi o kopie, zatem przesłanie umów na płycie CD jest właściwą reakcją. Zwracam jednak uwage, że nie zmienia to faktu, że niektóre umowy trzeba poddać anonimizacji, a zanonimizowane umowy na płycie, muszą być wczesniej wydrukowane by je poddać anonimizacji Chyba, że dokonujemy anonimizacji na pliku. Wtedy wniosek tez zostanie załatwiony należycie.