WSA w Poznaniu w wyroku z dnia 20 grudnia 2016 r. (sygn. IV SAB/Po 100/16) kontrolował proces realizacji prawa do informacji, w którym wnioskodawca wnosił o,,udostępnienie na nośniku dźwięku przebiegu sesji rady gminy z czerwca 2014 r.”.

Wójt Gminy poinformował skarżącego, iż protokół z sesji, który odzwierciedla jej przebieg, dostępny jest w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy. Skarżący ponowił wniosek o udostępnienie mu żądanej informacji wskazując, że nie prosił o protokół z przebiegu sesji ale o zapis dźwiękowy jej przebiegu. W piśmie z  września 2016 r., w odpowiedzi na wnioski skarżącego, organ wskazał, że zgodnie z art. 19 ustawy o dostępie do informacji [publicznej oraz stanowiskiem NSA, gmina jako adresat wniosku o udostępnienie informacji publicznej dotyczącej przebiegu posiedzenia organu kolegialnego, wypełnia obowiązek udzielenia takiej informacji poprzez udostępnienie protokółu z posiedzenia i nie jest zobowiązana do udostępnienia tej samej informacji na nośniku audiowizualnym lub teleinformatycznym”.

WSA w Poznaniu w wyroku uznał, że wójt pozostaje w bezczynności, i ,,organ winien dokonać oceny czy sporządzony protokół z sesji Rady w pełni odzwierciedla jej przebieg tj. czy pomiędzy treścią protokołu zamieszczonego na stronie BIP, a nagraniem dźwiękowym istnieje tożsamość i w zależności od swoich ustaleń podejmie działania odpowiadające przepisom ustawy o dostępie do informacji publicznej”.

WSA dodatkowo podkreślił bardzo istotną rzecz: ,,ustawa o dostępie do informacji publicznej przewiduje różne sposoby udostępnienia informacji publicznej, wymienione w art. 7 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Przede wszystkim informacje publiczne ogłaszane są w Biuletynie Informacji Publicznej (art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Następnym sposobem jest udostępnianie informacji na wniosek (art. 7 ust. 1 pkt 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Według art. 13 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej udzielenie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku z zastrzeżeniem ust. 2 i art. 15 ust. 2. Kolejnym sposobem jest umożliwienie wstępu na posiedzenia kolegialnych organów władzy publicznej, pochodzących z powszechnych wyborów i udostępnianie materiałów, w tym audiowizualnych i teleinformatycznych, dokumentujących te posiedzenia (7 ust. 1 pkt 3 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Organy te sporządzają i udostępniają protokoły lub stenogramy swoich obrad, chyba że sporządzają i udostępniają materiały audiowizualne lub teleinformatyczne rejestrujące w pełni te obrady (art. 19 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Z art. 19 ustawy o dostępie do informacji publicznej wypływa jednoznaczny wniosek, że co do zasady dostęp do informacji publicznej z posiedzeń kolegialnych organów władzy publicznej następuje przez dostęp do protokołów lub stenogramów. Natomiast materiały audiowizualne lub teleinformatyczne są źródłem informacji publicznej z tych posiedzeń jedynie w wypadku, gdy protokół nie został sporządzony i o ile materiały te w pełni rejestrują obrady”.

,,Samo sporządzenie oraz udostępnienie protokołu z sesji rady gminy nie stanowi podstawy do odmowy udostępnienia materiałów audiowizualnych sporządzonych z takiej sesji, gdyż te często w przeciwieństwie do protokołu, rejestrują w pełni obrady tego organu”

W niniejszej sprawie organ wskazał stronie, że protokół z przebiegu sesji znajduje się w BIP. Natomiast brak jest jakiejkolwiek informacji, iż protokół w pełni rejestruje przebieg sesji. Natomiast w sytuacji jakiejkolwiek różnicy uznać należy, że zarówno sam protokół jak i zapis dźwiękowy przebiegu sesji stanowią informację publiczną o różnej treści i oba podlegają udostępnieniu. Natomiast w sytuacji gdy protokół z sesji Rady znajdujący się na stronie BIP w pełni odzwierciedla przebieg tej sesji, to powyższe oznacza, iż organ wywiązał się ze swojego obowiązku udostępnienia informacji publicznej i w tym zakresie nie ma obowiązku udostępniania wnioskowanej informacji w formie wskazywanej przez stronę. W przeciwnym wypadku organ obowiązany jest do udostępnienia wnioskowanej informacji”.

Komentarz dr Piotr Sitniewski:  W pełni należy poprzeć ten właśnie sposób interpretacji zapisów ustawy o dostępie do informacji publicznej. Zapis foniczny czy audiowizualny niejednokrotnie jest ważniejszy aniżeli sam protokół. Protokół bowiem może być sporządzany na bardzo rożny stopniu szczegółowości. Tak naprawdę, żeby protokół spełniał wymóg na który zwraca uwagę WSA w Poznaniu, czyli na zapis treści art. 19 – ,,(…) materiały audiowizualne lub teleinformatyczne rejestrujące w pełni te obrady“, to musiałby być stenogramem nie klasycznym protokołem. Taka sytuacja praktycznie nie zachodzi.

POdobny w swej treści jest wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 11 października 2016 r.  (sygn. IV SAB/Wr 117/16), komentowany przeze mnie wcześniej (tutaj). Warto w tym miejscu przypomnieć, że miałem przyjemność być kierownikiem projektu www.jawnoscsamorzadu.pl w ramach którego zbadaliśmy w całej Polsce stan jawności obrad rad miejskich i rad powiatów.

Raport dostępny (tutaj). Pozwolę sobie zacytować w tym miejscu krótki cytat z raportu mojego autorstwa: ,,Zamieszczenie na stronie BIP materiałów audiowizualnych rejestrujących w całości przebieg obrad, oznacza rejestrację od samego początku do samego końca. Początek obrad to otwarcie sesji przez osobę prowadzącą obrady, aż do jej formalnego zakończenia lub zarządzenia przerwy w obradach. Sporządzenie i udostępnienie materiałów audiowizualnych należy rozumieć następująco: organ prowadzi rejestrację obrad, nagrywa cały ich przebieg i następnie udostępnia te materiały na stronie BIP. Tylko w takiej sytuacji, i tylko pod warunkiem ich zamieszczenia w całości w BIP, organ nie jest obowiązany do udostępniania protokołów czy stenogramów. Wynika to z treści art. 10 ust. 1 w zw. z art. 19 u.d.i.p.. Informacje zamieszczone w BIP nie są objęte obowiązkiem udostępniania na wniosek. Natomiast jeżeli organ sporządzi i udostępni w BIP materiały audiowizualne, nie ma obowiązku udostępniania również protokołów z obrad. Zamieszczenie na stronie BIP materiałów audiowizualnych rejestrujących w pełni obrady, realizuje jednocześnie dwa dodatkowe obowiązki. Po pierwsze – zwalnia z obowiązku udostępniania tych materiałów na wniosek, po drugie – zwalnia z obowiązku udostępniania protokołów czy stenogramów z obrad, skoro cały przebieg obrad jest zarejestrowany, i udostępniony na stronie BIP. Skoro protokoły i tak są sporządzane, to po ich sporządzeniu powinny zostać zamieszczone na stronie BIP. W takiej sytuacji zgodnie z art. 10 ust. 1 u.d.i.p., nie istnieje obowiązek ich zamieszczania na wniosek. Nie widzę żadnych przeszkód dla jednoczesnego zamieszczania na BIP zarówno na- grań z przebiegu obrad, jak i protokołów z obrad, które zgodnie z procedurą przewidzianą w statucie zostały już zatwierdzone i stanowią formalny dowód tego co było przedmiotem obrad. Obie formy się nie wykluczają, i z różnych względów powinno się korzystać z obu form zapewnienia jawności działania organów stanowiących. Przestrzegam przed jednostronnym rozumieniem wyłączenia obowiązku udostępniania protokołów w razie sporządzenia i udostępnienia materiałów audiowizualnych. W pewnych sytuacjach, wnioskodawcy może szczególnie zależeć na uzyskaniu właśnie protokołów, nie zaś nagrań z sesji. Wszak protokoły są sporządzane zawsze, bez względu na fakt istnienia statutowego obowiązku nagrywania sesji czy też nie. Zwolnienie z obowiązku udostępniania na wniosek informacji zamieszczonych w BIP, w żadnej mierze nie oznacza zakazu udostępniania. To od osoby realizującej wniosek w imieniu podmiotu zobowiązanego będzie zależeć, czy udostępni informację na wniosek, pomimo jej zamieszczenia na BIP. Dlatego też nie należy do wniosków traktować w sposób schematyczny, i w każdej sytuacji starać się analizować je w szerokim oparciu się na doświadczeniu życiowym i zdrowym rozsądku”.

Wyselekcjonowaliśmy również bazę dobrych praktyk w tym zakresie (tutaj)

W niniejszych obszarach rekomendujemy następujące zalecenia:

1. Statut jednostki samorządu terytorialnego powinien określać dokładnie procedurę sporządzania protokołu z obrad organu stanowiącego.
2. Powinno się zmierzać do jak najszybszego sporządzenia projektu protokołu przez protokolanta, w celu jego niezwłocznego podpisania przez przewodniczącego organu stanowiącego. Sugerujemy termin 7 dni od dnia ostatniego posiedzenia w ramach danej sesji.
3. Po sporządzeniu projektu protokołu, powinno się niezwłocznie zamieścić go na stronie BIP z wyraźną adnotacją, że mamy do czynienia z projektem nie zaś z protokołem zatwierdzonym przez radę.
4. Tylko te jednostki, które zapewniają możliwość zapoznania się z przebiegiem całości obrad poprzez zamieszczenie nagrań audiowizualnych, mają formalną możliwość nie zamieszczania na BIP protokołów. Sugerujemy jednak zamieszczanie obu materiałów, zarówno nagrań jak i samych protokołów.
5. Zamieszczane na stronie BIP projekty protokołów powinny zawierać zeskanowaną pierwszą stronę, na której widnieją podpisy przewodniczącego i protokolanta

Poddajemy to uprzejmej uwadze wszystkim samorządom, a Poznań serdecznie pozdrawiamy.